Havstens Fastighetsförvaltning värnar om din personliga integritet. Det innebär t.ex. att vi är öppna med vad vi gör med dina personuppgifter, att vi inte säljer dina personuppgifter till andra företag och att vi följer gällande regler kring dataskydd. I denna Integritetspolicy beskriver vi hur vi behandlar dina personuppgifter, vilka rättigheter du har, vad du gör om du har frågor m.m.
Havstens Fastighetsförvaltning/oss/vi/vår/vårt med org. nr 556329-8248 är personuppgiftsansvarig för användningen av dina personuppgifter som beskrivs i denna Integritetspolicy. Om du har frågor om vår användning av dina uppgifter, kan du kontakta oss här:
Postadress: Industrivägen 5, 457 31 Tanumshede
Telefon: 0525-211 99
Vilka uppgifter använder vi om dig?
Vi behandlar olika typer av uppgifter om dig. Det kan vara uppgifter som du lämnar till oss, andra uppgifter skapas av oss och vissa uppgifter hämtar vi från andra källor. Vilka uppgifter vi behöver beror bl.a. på vilken relation du har med oss, t.ex. om du är kund eller besöker vår hemsida. Vissa uppgifter måste vi använda t.ex. för att vi ska kunna ingå eller fullgöra vårt avtal med dig. Utan sådana uppgifter kan vi därför inte t.ex. ingå hyresavtal eller leverera en produkt till dig. Vill du veta mer om vilka uppgifter vi använder, klicka på plus-tecknet.
| Typ av uppgift | Vem får vi dina uppgifter från? | Måste vi ha dina uppgifter? |
|---|---|---|
| Kontakt- och identifieringsuppgifter T.ex. namn, adress, e-postadress, telefonnummer, födelsedatum, personnummer, kundnummer, kön och kundtyp | Uppgifterna samlas i huvudsak in från dig. Vissa uppgifter, t.ex. kundnummer, skapas av oss. | Vi behöver alla dina uppgifter utom födelsedatum, kön och kundtyp för att vi ska kunna ingå och fullgöra vårt avtal med dig. |
| Köp- och produktuppgifter T.ex. uppgifter om dina köp, t.ex. produkt, köpesumma, när du gjorde köpet, när ordern skickades och ordernummer | Uppgifterna samlas i huvudsak in från dig. Vissa uppgifter, t.ex. ordernummer, skapas av oss. | Vi behöver dessa uppgifter för att vi ska kunna ingå och fullgöra avtal med dig. |
| Beteendeuppgifter T.ex. uppgifter om vilka produkter du har köpt, hur du interagerar med oss inklusive uppgifter som samlas in via cookies och andra liknande tekniker | Uppgifterna samlas i huvudsak in från dig, t.ex. när du gör ett köp eller besöker vår hemsida. | Dessa uppgifter är frivilliga att lämna, förutom vissa uppgifter som är nödvändiga t.ex. för vår hemsidas funktionalitet. |
| Ärendeuppgifter T.ex. uppgifter som du lämnar när du kommunicerar med oss via kundservice, telefon, epost, chatt eller social media | Uppgifterna samlas i huvudsak in från dig. Vissa uppgifter, t.ex. ärendenummer, skapas av oss. | Uppgift om t.ex. namn, kundnummer, adress, epostadress och telefonnummer är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra avtal med dig |
| Betalnings- och faktureringsuppgifter T.ex. fakturaadress, betalningsvillkor, fakturanummer och aktuell fordran eller skuld | Uppgifterna samlas i huvudsak in från dig. Vissa uppgifter, t.ex. fakturanummer, skapas av oss. | Vid direktbetalning: kundnummer, ordernummer, namn, e-postadress, leveransadress är nödvändiga för att vi ska kunna ingå och fullgöra vårt avtal med dig. Vid faktura/delbetalning: kundnummer, ordernummer, namn, e-postadress, leveransadress, personnummer och orderrader/produkter inkl. antal och belopp är nödvändiga för att vi ska kunna ingå och fullgöra vårt avtal med dig. |
| Enhetsuppgifter IP-adress, enhetstyp, enhetsmodell, språkinställningar, webbinställningar, operativsystem och cookies och liknande tekniker | Uppgifterna samlas i huvudsak in från dig, men kan också samlas in från andra, t.ex. samarbetspartners inom marknadsföring. | Vissa av uppgifterna är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra avtal med dig. Vissa av uppgifterna är frivilliga att lämna, t.ex. kan du välja att inte samtycka till vissa cookies. |
Varför behandlar vi dina uppgifter?
Vi behandlar dina uppgifter för olika syften. Här nedanför hittar du information om dessa syften, rättslig grund och hur länge vi sparar dina uppgifter.
Hemsidebesökare
När du använder vår hemsida kan vi tillsammans med tredjepartsleverantörer använda cookies och liknande tekniker och då placera filer eller kod på din enhet eller webbläsare. Detta gör vi oavsett om du väljer att göra ett köp av någon av våra produkter eller inte. Med hjälp av cookies och liknande tekniker behandlar vi dina uppgifter bl.a. för att underlätta din surfupplevelse, för att kunna interagera med dig och för att kunna optimera vår marknadsföring till dig. Vill du veta mer om vår behandling av dina uppgifter när du besöker vår hemsida, klicka på plus-tecknet.
| Ändamål | Typ av uppgift | Rättslig grund & Lagringstid |
|---|---|---|
| Nödvändig funktionalitet Tillhandahålla nödvändig funktionalitet som du som hemsidebesökare begär | Beteendeuppgifter, Enhetsuppgifter | Intresseavvägning Vi sparar uppgifterna så länge det är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen och legala krav |
| E-handel Erbjuda och hantera försäljning av våra produkter på vår hemsida | Beteendeuppgifter, Enhetsuppgifter | Intresseavvägning Vi sparar uppgifterna så länge det är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen och legala krav |
| Analys och statistik Analysera och rapportera kring ditt beteende och din användning av vår hemsida, bl.a. för att optimera vår hemsida och förbättra din surfupplevelse. | Beteendeuppgifter, Enhetsuppgifter | Intresseavvägning Vi sparar uppgifterna så länge det är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen och legala krav |
| Marknadsföring För att kunna skicka relevanta marknadsföringsmeddelanden till dig, inklusive via våra samarbetspartners, som vi tror att du kommer att vara intresserad av och som bl.a. baseras på hur du interagerat med oss/surfat | Beteendeuppgifter, Enhetsuppgifter | Intresseavvägning Vi sparar uppgifterna så länge det är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen och legala krav |
| Undersökningar Möjliggöra för dig att utvärdera t.ex. en produkt eller vår hemsida, för att samla in dina svar på undersökningar och utvärdera svaren | Beteendeuppgifter, Enhetsuppgifter | Intresseavvägning Vi sparar uppgifterna så länge det är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen och legala krav |
| Skydd Skydda våra hemsidor från skadlig trafik t.ex. upptäcka bedrägerier och skydda dina uppgifter | Enhetsuppgifter | Intresseavvägning Vi sparar uppgifterna så länge det är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen och legala krav |
Se även vår cookiepolicy för mer information om vilka cookies och liknande tekniker som vi kan komma att placera på din enhet eller webbläsare. Du hittar denna policy genom att klicka på den lilla vita knappen med texten ”Anpassa medgivande” längst ned på vänster sida av skärmen.
Eftersom du som är hemsidebesökare också kan vara nyhetsbrevsprenumerant och kund kan vi behandla dina uppgifter även på andra sätt som du kan läsa mer om här.
Nyhetsbrevsprenumeranter
Om du väljer att anmäla dig till vårt nyhetsbrev genom att lämna din e-postadress i ett formulär på vår hemsida så kommer vi att behandla dina uppgifter för att kunna skicka nyhetsbrev till dig. Vill du veta mer om vår behandling av dina uppgifter när du anmäler dig till vårt nyhetsbrev, klicka på plus-tecknet.
| Ändamål | Typ av uppgift | Rättslig grund & Lagringstid |
|---|---|---|
| Skicka nyhetsbrev | Kontakt- och identifieringsuppgifter, Beteendeuppgifter | Intresseavvägning Efter 6 månaders inaktivitet eller så länge du inte avsäger dig marknadsföring eller tills du avregistrerar nyhetsbrevet |
| Påminna om att du har lämnat en varukorg utan att göra ett köp | Kontakt- och identifieringsuppgifter, Beteendeuppgifter | Intresseavvägning Efter 6 månaders inaktivitet eller så länge du inte avsäger dig marknadsföring eller tills du avregistrerar nyhetsbrevet |
| Skicka en guide till dig om hur hemsidan fungerar | Kontakt- och identifieringsuppgifter, Beteendeuppgifter | Intresseavvägning Efter 6 månaders inaktivitet eller så länge du inte avsäger dig marknadsföring eller tills du avregistrerar nyhetsbrevet |
Eftersom du som är nyhetsbrevsprenumerant också kan vara hemsidebesökare och kund kan vi behandla dina uppgifter även på andra sätt som du kan läsa mer om här.
Havstens Fastighetsförvaltnings behandling av personuppgifter
Havstens Fastighetsförvaltning behandlar personuppgifter för att vi ska kunna utföra vårt arbete gentemot våra kunder. Det sker i olika syften, som att leverera tjänster, skicka avier och dela med oss av information till våra kunder.
Dina personuppgifter registreras hos oss när du ställer upp dig som bostadssökande. Vi behandlar dina personuppgifter när du erbjuds objekt, under tiden du är hyresgäst hos Havstens Fastighetsförvaltning samt en viss tid efter att du har flyttat.
Här följer en beskrivning av hur Havstens Fastighetsförvaltnings behandlar personuppgifter i de olika stegen;
Intresseanmälan
Under din tid som sökande samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar i maximalt 3 månader. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.
När du erbjuds en bostad
När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna.
Under hyresförhållandet
När du blir kund hos Havstens Fastighetsförvaltning och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.
Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta.
Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.
Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig, samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig.
Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.
Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten.
När hyresförhållandet är slut
Havstens Fastighetsförvaltning kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter som till exempel hyresavtalet, beslut från socialnämnd och studieintyg. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.
Vem lämnar vi ut personuppgifter till?
Ibland behöver vi lämna ut personuppgifter till annat företag för att de ska kunna utföra det arbete vi anlitat dem för. Det kan till exempel gälla en entreprenör/leverantör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. I de fallen upprättar Havstens Fastighetsförvaltning ett personuppgiftsbiträdesavtal med respektive företag för att säkerställa deras behandling av personuppgifter utifrån GDPR.
Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Vi kan även behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.
Hur länge sparar vi personuppgifter?
Personuppgifter sparas endast så länge personen är hyresgäst eller bostadssökande och det finns ett kundförhållande. Havstens Fastighetsförvaltning kan komma att spara uppgifterna längre tid om det finns skäl för att bevaka Havstens Fastighetsförvaltnings rättsliga intressen.
Bilder där det finns samtyckesavtal kommer att bevaras tills vidare, om inte personen kräver att avtalet ska upphöra.
Utveckling och förbättring av våra tjänster
Vi analyserar uppgifter om dig för att kunna förbättra vår verksamhet, vår hemsida, våra produkter och vårt erbjudande samt för att utveckla nya tjänster, produkterbjudanden och vårt arbetssätt. Våra analyser görs i första hand med anonymiserade uppgifter. I de fall det inte är möjligt gör vi analyser med ej anonymiserade uppgifter. Klicka på plus-tecknet om du vill veta mer.
| Ändamål | Typ av uppgift | Rättslig grund & Lagringstid |
|---|---|---|
| Anonymisering av dina uppgifter Så att uppgifterna inte längre kan härledas till dig som individ. Används som underlag för förbättring, optimering och utveckling. | Kontakt- och identifieringsuppgifter, Köp- och produktuppgifter, Beteendeuppgifter, Betalnings- och faktureringsuppgifter. | Intresseavvägning 2 år |
| Förbättra erbjudanden och arbetssätt Analys för att förstå användandet av våra produkter och hur de fungerar för att förbättra vårt erbjudande och arbetssätt, t.ex. interaktioner med kundtjänst, betalningar och användande av produkter. | Kontakt- och identifieringsuppgifter, Köp- och produktuppgifter, Beteendeuppgifter, Betalnings- och faktureringsuppgifter. | Intresseavvägning 2 år |
| Utvärdering och statistik Utvärdera och ta fram statistik över utfall av annonser, utskick och kampanjer, nyttjade erbjudanden, försäljning och kundserviceärenden. | Kontakt- och identifieringsuppgifter, Köp- och produktuppgifter, Beteendeuppgifter, Betalnings- och faktureringsuppgifter. | Intresseavvägning 2 år |
Information om intresseavvägning
Som framgår ovan stödjer vi ibland vår hantering av dina uppgifter på vårt (eller annan parts) s.k. berättigade intresse. Det betyder att vi bedömt att vi får använda dina uppgifter för ett visst ändamål pga. att vårt intresse av att använda dina uppgifter väger tyngre än din rätt att inte omfattas av användningen. Detta kallas en ”intresseavvägning”. Vårt intresse av att använda dina uppgifter måste vara välgrundat och motiverat. Kontakta oss eller vårt dataskyddsombud om du vill veta mer om hur vi har gjort intresseavvägningen för ett visst ändamål.
Vilka rättigheter har du?
Du som är registrerad hos oss har vissa rättigheter. Om du vill utöva någon av dina rättigheter, ber vi dig att kontakta oss här. För att du ska kunna utöva dina rättigheter behöver vi kunna identifiera dig på ett säkert sätt. Det handlar om att obehöriga inte ska ges möjlighet att ta del av eller ändra dina uppgifter. Vi återkommer till dig så snabbt vi kan, och senast inom en månad, från att vi tagit emot din begäran. Om vi inte kan besvara din förfrågan eller behöver mer tid på oss, kommer vi att förklara varför. Här nedanför kan du läsa mer om vilka rättigheter du har, klicka på rubriken om du vill veta mer om en specifik rättighet.
Rätt till tillgång (registerutdrag)
Du har rätt att veta om vi använder dina personuppgifter. Om vi gör det har du också rätt att kostnadsfritt få information om vilka uppgifter vi använder, hur vi använder dem m.m. Du har också rätt att få en kopia av alla personuppgifter vi har om dig. Om du bara är intresserad av vissa uppgifter kan du ange det i din begäran, t.ex. genom att specificera om du är intresserad av en viss typ av uppgifter (t.ex. vilka Kontakt- och identifikationsuppgifter vi har om dig) eller om du vill ha del av uppgifter från en viss tidsperiod.
Rätt till rättelse
Om några av de uppgifter vi behandlar om dig är felaktiga eller ofullständiga har du rätt att få de uppgifterna rättade eller kompletterade.
Rätt till radering
Under vissa förutsättningar har du rätt att få dina personuppgifter raderade, t.ex. om vi inte längre behöver uppgifterna för det syfte vi samlade in dem för eller om du invänder mot behandlingen.
Rätt till dataportabilitet
Om vi behandlar dina personuppgifter efter ditt samtycke eller för att uppfylla ett avtal med dig har du rätt till så kallad dataportabilitet. Det betyder att du får ut personuppgifter som rör dig själv och som du själv har lämnat till oss. Uppgifterna lämnas ut elektroniskt i ett visst format. Du har också rätt att få uppgifterna utlämnade elektroniskt direkt till en annan personuppgiftsansvarig om det är tekniskt möjligt.
Rätt att invända
Du har alltid rätt att invända mot användning av dina uppgifter för direkt marknadsföring. Du har också rätt att invända mot användning av dina uppgifter som sker pga. vårt eller annan parts berättigade intresse. Om du invänder och vi inte kan visa avgörande berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen kommer vi sluta med den användning som du invänder mot.
Rätt att återkalla samtycke
Du har rätt att när som helst ta tillbaka ett samtycke som du har lämnat för en viss användning av dina uppgifter. Om du återkallar ett samtycke så påverkar inte det vår användning av dina uppgifter innan samtycket återkallades.
Rätt till begränsning
Du kan under vissa förutsättningar begära att vi begränsar behandlingen av dina uppgifter. Med begränsning menas att uppgifterna markeras så att de i framtiden bara får användas för vissa avgränsade syften. Om du t.ex. har begärt rättelse eller invänt mot en behandling så kan du begära att behandlingen begränsas under tiden vi utreder din begäran om rättelse eller invändning. När begränsningen upphör kommer vi att informera dig om detta.
Rätt att klaga
Om du har frågor om vår användning av personuppgifter, vill utöva någon av dina rättigheter eller har klagomål på användningen så är du välkommen att kontakta oss.
Integritetsskyddsmyndigheten är svensk tillsynsmyndighet för vår användning av dina personuppgifter. Om du är missnöjd med vår användning av dina personuppgifter kan du också vända dig dit. Kontaktuppgifter hittar du här.
Annan viktig information
Dina uppgifter delas med andra
Vi delar dina uppgifter med våra samarbetspartners, andra företag inom vår koncern eller andra parter som utför tjänster på vårt uppdrag. Vi kan även vara skyldiga att dela dina uppgifter med andra om det krävs enligt lag eller myndighetsbeslut. Här nedanför sammanfattar vi vilka vi delar dina uppgifter med.
- Samarbetspartners inom marknadsföring
- Samarbetspartners inom betalning/betalningslösningar
- Speditörer / transportörer
- IT-tjänsteleverantörer
- Kundservicesystem
Överföring av uppgifter utanför EU och EES
Vi överför ibland dina uppgifter till samarbetspartners eller underleverantörer som befinner sig utanför EU och EES. Vi vidtar då lämpliga skyddsåtgärder för att säkerställa att dina uppgifter får ett tillräckligt skydd. Detta kan göras på olika sätt, se nedan:
- Om uppgifterna skickas till ett land som Europeiska kommissionen anser har tillräckligt högt skydd för den personliga integriteten behövs inget extra skydd. En lista över sådana länder kan du hitta här.
- Om uppgifterna förs över till något annat land utanför EU och EES kan överföringen innebära ökad riskexponering för dina personuppgifter bland annat vad avser möjligheterna för myndigheter i tredje land att få tillgång till personuppgifterna och dina möjligheter att utöva dina rättigheter som registrerad.
- Vi strävar efter att all personuppgiftsöverföring till tredje land sker i enlighet med legala överföringsmekanismer. När vi använder sociala medier, Google Analytics eller andra verktyg från en annan leverantör är ofta USA det tredjeland utanför EU och EES dit personuppgifterna överförs. Överföringen baseras i dessa fall på standardavtalsklausuler i avtalet med leverantören och överföringen är också förenad med kompletterande tekniska skyddsåtgärder när detta behövs.
Vill du veta mer om vår behandling av dina personuppgifter, kontakta oss här.
Senast uppdaterad: 2024-03-07